Cách In Hết Khổ Giấy A4 Trong Excel

1285 lượt xem

viết bởi:

ngày: 15/04/2020


Excel là phương tiện văn phòng hỗ trợ cập nhật các dữ liệu, tính toán một cách hữu hiệu. Tuy nhiên khi muốn in chúng ra thành văn bản thì không ít dân văn phòng gặp khó khăn. Bạn có thể áp dụng cách in hết khổ giấy A4 trong excel dưới đây để có trang tài liệu đầy đủ thông tin và đẹp mắt. 

Để in hết khổ giấy A4 trong excel bạn chỉ cần thực hiện 4 bước cơ bản dưới đây:

  1. Thiết lập loại giấy in
  2. Thiết lập chiều của trang giấy A4
  3. Thiết lập căn lề trong trang giấy
  4. Thiết lập in vừa trang giấy A4

Thiết lập loại giấy in

Đây là bước cơ bản để bạn có thể in được tài liệu theo khổ giấy A4. Trước hết bạn cần thiết lập loại giấy in. Việc lựa chọn khổ giấy chính xác là cách giúp máy tính có thể tính toán kích thước để in hết khổ giấy A4 trong excel. Vì trang tính trong excel không quy định rõ về kích thước khi in. Bạn có thể thiết lập loại giấy in bằng thao tác dưới đây:

  • Bước 1: Mở cửa sổ Page Setup trong thẻ Page Layout. Bạn có thể kích vào dấu mũi tên nhỏ trong thẻ để mở cửa sổ.

  • Bước 2: Bạn chọn mục Paper size trong nhóm Page. Chỉnh về kích thước trang in là A4.

Thiết lập chiều của trang giấy A4

Đây là bước mà hầu hết mọi người dễ bỏ qua. Vì thông thường giấy luôn đặt mặc định ở khổ dọc. Tuy nhiên số liệu bạn cần in nhiều khi số cột lại khá lớn. Nếu bạn in ở khổ giấy dọc sẽ làm hẹp hoặc ép số liệu, rất khó nhìn. Như vậy khổ giấy ngang sẽ giúp bạn trình bày bảng phù hợp với khổ giấy A4. Bạn thiết lập chiều của trang in hết khổ giấy A4 trong excel bằng cách: Chọn mục Orientation trong thẻ Page Layout và chọn chiều cho khổ giấy. Lưu ý Portrait là khổ dọc, Landscape là khổ ngang.

Cách In Hết Khổ Giấy A4 Trong Excel

Thiết lập căn lề trong trang giấy

Cách này sẽ giúp dữ liệu trong excel của bạn được in ra trọn vẹn trên khổ giấy A4. Không chỉ giúp trang tính vừa vặn trong khổ mà bạn có thể điều chỉnh lề để tài liệu đạt tiêu chuẩn trình bày hoặc trình ký. Việc căn chỉnh lề cũng là một cách để bạn căn chỉnh phần hiển thị dữ liệu trong bảng in.

Vẫn trong mục Page Setup bạn lựa chọn tab Margins. Bạn có thể căn chỉnh số liệu cho từng vị trí lề.

  • Top: lề trên
  • Left: lề trái
  • Right: lề phải
  • Bottom: lề dưới
  • Header: đầu trang
  • Footer: chân trang
  • Center on page: căn chỉnh trung tâm của trang
  • Horizontally: căn trục ngang
  • Vertically: căn trục dọc

Sau khi đã set xong số liệu bạn chọn OK để kết thúc thao tác.

Thiết lập in vừa trang giấy A4

Như bạn đã biết tính chất của Excel là 1 bảng tính liên tục, khác với Word. Bạn có thể in từng trang giấy riêng trong word nhưng Excel thì khác. Do đó để tránh nội dung nằm trọn trong phạm vi trang giấy, bạn có thể thiết lập để trang in luôn vừa vặn bất kể định dạng nào. Bạn có thể thực hiện thiết lập in hết khổ giấy A4 trong Excel theo cách dưới đây.

Vẫn trong mục Page Setup, bạn chọn tab Page. Sau đó trong phần Scaling bạn có thể lựa chọn Adjust to (Co dãn theo tỷ lệ) hoặc Fit to (Tự động ép đủ vào số trang quy định). Nếu dữ liệu bạn cần chỉ in trong 1 trang hoặc biết rõ số trang cần in, bạn nên chọn Fit to và nhập số lượng trang cần in vào ô Page(s) wide by. Như vậy nội dung sẽ luôn vừa đúng số trang cần in.

Lời kết

Trên đây là cách đơn giản bao gồm 4 bước mà bạn có thể in hết khổ giấy A4 trong Excel. Tuy nhiên bạn nên chú ý một vài điều sau khi in dữ liệu từ bảng Excel:

  • Định dạng giấy in mặc định trên máy tính là khổ Letter, nếu bạn không chỉnh về khổ A4 thì dữ liệu của bạn có thể sẽ bị mất một phần.
  • Luôn chọn vùng in phù hợp. Bạn nên khoanh vùng phần in để dễ dàng trong việc in ấn. Bạn có thể chọn cách in khoanh vùng bằng lệnh Print Area trong thẻ Page Layout. Những dữ liệu sẽ được căn chỉnh cho phù hợp với trang. Lưu ý trước khi in nên chọn hiển thị phần khung để trang in đẹp mắt, dễ xem.
  • Lưu ý chọn lề cho phù hợp với mục đích in. Khoảng cách lề được mặc định là tính theo Inch. Nếu bạn muốn chuyển sang đơn vị Cm thì có thể quy đổi theo tỷ lệ 1 inch = 2,54 cm. Hoặc bạn có thể chỉnh đơn vị theo cách dưới đây: Chọn File -> Options -> Advanced ->Display. Trong phần Display tìm mục Ruler units sau đó bạn chọn về đơn vị Centimeters. Kết thúc thao tác chọn OK để lưu thay đổi.

Như vậy là bạn đã biết cách in hết khổ giấy A4 trong Excel rồi. Sử dụng Excel thành thạo sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong công việc văn phòng. Chúng tôi hy vọng bài viết đã giúp ích cho bạn trong việc in ấn tài liệu. Chúc bạn luôn suôn sẻ khi làm việc.

Minh Tân – Chia Sẻ

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *